Wat is een herhalend contract (vroegere lopende opdracht)?

Werk je met medewerkers die elke week met hetzelfde rooster werken? Dan kun je opteren om een herhalende (of tweewekelijks herhalende) opdracht in te stellen. Een herhalend contract maakt namelijk elke week of elke twee weken een zelfde contract aan, zonder dat je dit manueel nog dient te doen. 

Je stelt het herhalend contract eenmalig in en kiest welke dag of dagen deze medewerker elke week zal werken. Vervolgens kun je kiezen of je dit herhalend contract tijdens een bepaalde periode wilt laten doorlopen. 

Verder vul je alle gegevens in zoals je normaal zou doen bij een contract. Wanneer je de herhalende opdracht opslaat, zal deze elke week (of om de twee weken) de dag voordat het contract van start gaat om 10u 's ochtends een contract genereren en automatisch sturen naar de medewerker.

Een lopende opdracht kan gepauzeerd worden om tijdelijk geen contracten aan te maken.

Opgelet! Indien je een manueel contract aanmaakt in een periode van een lopende opdracht vóór aanmaak van het contract van de lopende opdracht dan zal de lopende opdracht niet meer aangemaakt worden. Je zal dan een foutmelding krijgen 'de lopende opdracht kan niet aangemaakt worden omdat er reeds een contract is' (FOUTMELDING: Dubbele dimona).

Voorbeeld 1: Je wilt de medewerker wekelijks op maandag laten werken

Je maakt een herhalend contract aan door naar de tab "Contracten" te gaan en op "+ nieuw herhalend contract" te klikken bij Herhalende contracten. Je volgt alle stapjes zoals bij de opmaak van een contract en je selecteert bij periode 1 dag (maandag). Nu zal de medewerker Alexandra telkens op zondag 10u ' s morgens een contract ontvangen om op maandag te werken tot als het bedrijf dit pauzeert.

Je kan dit pauzeren door in de herhalende opdracht op pauzeren te klikken:

Voorbeeld 2: Je wilt de medewerker wekelijks van vrijdag tot zondag laten werken

Je maakt een herhalend contract aan door naar de tab "Contracten" te gaan en op "+ nieuw herhalend contract" te klikken bij Herhalende contracten. Je volgt alle stapjes zoals bij de opmaak van een contract en je selecteert bij periode een meerdaagscontract (van vrijdag tot zondag). Nu zal de medewerker Alexandra telkens op donderdag 10u 's morgens een contract ontvangen om op vrijdag te werken tot zondag.

Voorbeeld 3: Je wilt een medewerker wekelijks van vrijdag tot zondag laten werken en we zijn vandaag donderdag 11u

Stel dat je een herhalende opdracht instelt op donderdag 27/10 om 11 u om een medewerker elke keer op vrijdag te laten werken. Je wilt hem morgen, vrijdag 28/10 al laten starten. In dit geval dien je manueel nog een contract aan te maken voor de vrijdag 28/10.

Dit omdat het herhalende contract de dag voor effectieve datum aangemaakt om 10u ' s morgens zoals hierboven uitgelegd en 11u is later dan 10u 's morgens. De medewerker zal dan op donderdag 03/11 om 10u 's morgens zijn contract ontvangen via de herhalende opdracht voor vrijdag 04/11 op te starten. 

Voorbeeld 4: De medewerker heeft een herhalend contract van ma-woe van 08u00- 12u00 maar de medewerker moet eenmalig op maandag andere uren werken.

Stel dat je een herhalend contract hebt ingesteld voor ma-woe 08u00 - 12u00, maar deze persoon moet eenmalig op maandag andere uren werken (bv 08u00 - 15u00). Maak je naast het herhalende contract nog een manueel contract voor maandag van 08u00 - 15u00 dan gaat er GEEN lopende opdracht komen (omdat er reeds een contract is op die ene maandag. Je krijgt dan je een foutmelding dubbele Dimona).

Hoe los je dit op?

1. Ofwel maak je een manueel contract op voor de maandag 08u00 - 15u00 en dan doe je dit ook voor dinsdag en woensdag (met de normale uren en dus geen herhalend contract). Het herhalende contract zal dan een foutmelding genereren, maar loopt de week nadien weer door zoals ingesteld. 
2. Ofwel behoud je de lopende opdracht en geef je via tijdsregistratie of prestaties mee dat er 3u bijkomen op maandag

Beide methodes zijn correct.